Нотации описания бизнес процессов

Что такое нотации бизнес процессов

Сегодня мне даже сложно представить, что я когда-то не пользовался нотациями. Я применяю их практически всюду: при изучении организации работы компании, при выборе и внедрении программных систем, в начале работы над новым проектом. Даже при написании статей я периодически сначала создаю нотацию, а потом на ее основе пишу текст статьи.

Но при встрече с новым клиентом мне очень часто приходится пояснять, что такое нотации и зачем они нужны. Практически всегда поначалу графическая нотация вызывает некоторое недоумение, потом, в процессе обсуждение, приходит понимание и принятие преимуществ такого подхода. В этой статье я решил подвести своеобразный итог этих многочисленных обсуждений, и собрать все «за», «против» и «почему» воедино. Я надеюсь, что после изучения этого материала у вас не возникнет вопросов, почему нужно пользоваться нотациями, и какие из них подходят для ваших целей.

Цели моделирования

При взаимодействии заказчика с исполнителем важнейшая задача – донести до второй стороны, что именно вы хотите получить или предложить. Проблема взаимопонимания нередко становится причиной неудачных решений или многочисленных доработок.

Первая цель моделирования – наглядно и однозначно поставить задачу или пояснить решение. Графика – всегда нагляднее слов. В случае использования нотаций разночтений практически не возникает.

Графика против текста

На начальном этапе сотрудничества у меня нередко клиенты просят предоставить техническое задание, спецификацию или другой подобный текстовый документ. Как правило, я отказываюсь или сокращаю текстовую часть до необходимого минимума.

Каждый раз, когда я интересуюсь, зачем клиенту нужен такой документ, в ответ слышу «у нас так принято» или «так делают все». В ответ я поясняю, что хочу достичь взаимопонимания, а не просто предоставить какой-то документ. Мне важно, чтобы мои предложения были поняты однозначно. А потому вместо больших объемов трудно читаемого текста я предлагаю графическую бизнес-модель.

Преимущества такого подхода:

  1. Графика нагляднее. Она проще воспринимается.
  2. Графика обладает глубиной. В отличие от последовательности слов, графическая нотация двухмерна. В отличие от цепочки, здесь можно продемонстрировать взаимодействие слева-направо, сверху-вниз и т.д.
  3. Графические нотации информативны. Кроме самой графики, они содержат краткие и однозначные текстовые пояснения.
  4. Нотация кратко и наглядно на одной схеме поясняет суть решения: от и до.

Можно возразить, что текст дает больше возможностей, ведь описать словами можно все, что угодно. Текстом можно максимально детализировать любые нюансы. Но с другой стороны, этот текст должен быть внимательно прочитан и понят. А это – дополнительное время, да и подготовка у человека должна быть достаточной, чтобы он понял все термины, сумел понять суть идеи, и не «заблудился» в подробностях.

В своей практике я видел технические задания, состоящие из 200 или 300 страниц. Честно говоря, я с трудом представляю, как можно в голове «связать» такой объем информации. А ведь это не художественная литература, здесь каждая страница содержит огромное количество технической информации. А ведь ее нужно не просто изучить и понять, но еще и обсудить, а иногда и «защитить» идею. Графическая нотация в этом случае явно выигрывает.

Но есть у графики и недостатки. Здесь нет возможности подробно и развернуто описать все нюансы решения. Часть процессов придется оставлять без детализации, от описания других – отказываться, так они «уводят» в сторону от основного процесса.

Какие бывают нотации

Подробно о видах нотаций я уже писал ранее в статье «Моделирование бизнеса. Основные подходы». Подробно на этом останавливаться я здесь не буду. Но напомню, что моделирование бывает:

В зависимости от поставленной задачи выбирают и языки моделирования. Так, если вы нуждаетесь в разработке стратегии развития, то последовательность действий в каждом процессе вам не нужна. И тогда выбирают функциональный подход, где каждый процесс рассматривается как «черный ящик» или функция. Если необходимо оптимизировать последовательность действий, то понятно, что лучше всего подойдет процессное моделирование.

Ментальный подход удобен для наглядной демонстрации идеи. Он не скован строгими рамками и правилами, не имеет какого-то языка моделирования. По сути, это просто графические наброски, которые помогут наглядно увидеть «слабые места» и нюансы решения. Для других видов моделирования созданы специальные языки – IDEF0, IDEF3, BPMN, UML, ARIS и многие другие.

Нередко мне задают вопрос, почему я не использую отечественные разработки. Дело в том, что в России графическое моделирование практически не развивалось. Существует две системы – сетевой график и «дракон». Но, к сожалению, они не столь популярны и не так хорошо документированы, как IDEF0 или BPM.

Выбор языка моделирования

Язык графических нотаций выбирают с точки зрения выбранного подхода и особенностей применения. Например, UML используют для работы с базами данных и алгоритмизации компьютерных информационных систем. Графические элементы этого языка отражают преимущественно объекты и управляющие элементы для взаимодействия с базами данных, а потому этот специализированный язык будет удобен разработчиками в этой сфере деятельности, но описать с его помощью производственный процесс не получится. Для описания последовательности действий при выполнении каких-то работ оптимально подойдет IDEF3 или BPMN.

Для функционального моделирования я рекомендую IDEF0, он был создан именно для функционального подхода к бизнесу, а потому здесь вы найдете те самые «черные ящики», но детализировать процессы в этой среде крайне сложно, да и нет в этом необходимости. Т.е. выбирать язык моделирование необходимо, исходя из поставленных целей.

Что касается вопроса, а какой из языков, созданных для одинаковых целей, лучше, я считаю, что это зависит преимущественно от личных предпочтений. Я лично не использую ARIS или Дракон, предпочитаю языки семейства IDEF0 и BPM. С моей точки зрения они удобны, и другие просто ни к чему. Другие люди работают в том же Драконе, и, думаю, смогут привести массу доводов, почему он для них оказался самым лучшим.

Впрочем, я лично рекомендую придерживаться IDEF00, IDEF03, BPMN. Просто потому, что они наиболее развиты и популярны. Инструменты проверены на практике, синтаксис в них развит и стандартизирован. Это снижает вероятность ошибок или отсутствия нужного инструмента. Кроме того, в случае создания исполняемых нотаций, т.е. при автоматизации процессов, намного легче будет найти разработчика, который также работает с этими инструментами.

В любом случае, нотацию нужно выбирать под задачу, а не наоборот.

В каком порядке моделировать

Для начала вспомним бессмертную истину – «нельзя объять необъятное». А потому необходимо очертить границы модели. Например, если поставленная цель – автоматизация работы отдела продаж, то ваша модель должна быть ограничена рамками работы этого подразделения. Все, что находится вне продажи, в том числе, бухгалтерские отчеты, производство или закупка товаров, может присутствовать только как входящие или исходящие «стрелки», если в этом есть необходимость.

Следующий этап – изучаем поставленную задачу. Если речь идет о работе с людьми, как в примере выше, необходимо понять, что и как они делают. Для этого проводятся интервью с руководителем подразделения и его подчиненными. В других случаях список опрашиваемых может быть другим. Но он обязательно необходим, даже если в будущем функции этих людей заменит программа.

При этом важно вовремя остановиться. Так, нет никакой нужды опрашивать всех исполнителей, можно выбрать только наиболее компетентных. А поможет выбрать – руководитель подразделения, тем более, что интервью с ним должно быть первым.

Далее, создается первый вариант графической нотации и вносятся уточнения. Т.е. вы по итогам опросов создаете модель, после чего демонстрируете ее тем людям, у которых брали интервью. В результате обсуждения и уточнений модель корректируется. Этот этап завершается только тогда, когда все обсуждения пройдены, а сама модель утверждена заказчиком.

И последний этап – текстовые пояснения. Любая графическая модель, как я уже писал, ограничена определенными рамками и несколько абстрактна. Обойти эти рамки и донести суть модели поможет текст, где будут описаны все подробности каждого действия.

Например, в графической нотации присутствует элемент «заказ поставщику». Большей детализации графика не позволяет. В текстовом пояснении нужно подробно перечислить все поля этого заказа, другие дополнительные данные, которые будут присутствовать в документе. Такой документ-сопровождение может называться отчетом, пояснительной запиской или т.д.

Насколько важно знать сферу деятельности при моделировании

Этот вопрос я слышу очень часто. И суть его заключается в том, надо ли быть специалистом, например, в продаже автомобилей или производстве какого-то оборудования, чтобы создать модель и оптимизировать (автоматизировать) работу.

Нет. Чтобы создать грамотную бизнес-модель нет никакой необходимости изучать все особенности сферы деятельности клиента. Моделирование описывает не особенности какой-то сферы деятельности, а трудовые процессы в коллективе.

Сфера деятельности влияет только на определенные нюансы. Но, по сути, заказ покупателю – всегда определенная последовательность действий. Отличаться будут только перечень позиций и, может быть, еще какие-то незначительные нюансы. Все необходимые сведения и уточнения вам предоставит заказчик и его сотрудники.

Помимо изучения ситуации «как есть», от вас ждут предложений «как надо». И здесь вы будете использовать собственный опыт, информацию из внешних источников (учебники, статьи, советы), а также идеи от сотрудников заказчика, которые нередко появляются в процессе обсуждения модели. В процессе таких обсуждений обязательно будут выявлены профильные нюансы, касающиеся определенной сферы деятельности или даже конкретной организации. В остальном моделирование бизнес-процессов – это описание трудовой деятельности, а потому от сферы деятельности заказчика здесь мало что зависит.

Подведем итоги

Итак, графические нотации бизнес-процессов – удобное решение для достижения взаимопонимания между заказчиком и подрядчиком. В процессе моделирования принимают участие сотрудники и другие заинтересованные лица. При этом форма подачи информации позволяет в сжатые сроки даже неподготовленному человеку понять, что именно вы предлагаете и какие важные особенности вы могли пропустить.

Результат – однозначно утвержденная нотация, прочитать которую неправильно практически невозможно, а также текстовое описание того, что не помещается в рамки графики. После утверждения такого документа вероятность в итоге услышать «я это представлял себе иначе» от заказчика или «я не так вас понял» от исполнителя стремится к нулю. А потому изучайте моделирование, оно того стоит.

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Самые популярные нотации описания и моделирования бизнес процессов

Самые популярные нотации описания и моделирования бизнес процессов

Я уже рассказывал об основных типах описания бизнес процессов и обозначил свое отношение к самому продвинутому из них – графическому описанию. Все методологии моделирования бизнес процессов состоят из определенных элементов и правил. Пришла пора поговорить о нотациях.

Нотация – это набор знаков и правил, которые используются для графического описания или моделирования бизнес процессов. Проще говоря, нотация определяет, как мы обозначаем на схеме процессы, операции, события и т.д., а также по каким правилам соединяем их между собой.

Можно отметить 3 самые популярные нотации: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0. Я не буду рассказывать об истории возникновения, развития и правилах использования нотаций – все это можно прочитать в Википедии. Вместо этого представляю свой взгляд на их использование сугубо с практической точки зрения.

Популярные методологии моделирования бизнес процессов

Семейство IDEF

Ну всё-таки небольшое вступление будет. IDEF – это не одна нотация, а целое семейство. Различаются они по порядковым номерам – IDEF0, IDEF1, IDEF2 и т.д. Каждая нотация имеет свои особенности и используется для описания разных элементов бизнес-системы. Рассматривать будем семейство в целом.
Итак, IDEF. Первое что надо знать, IDEF является самой «старой» нотацией. Второе, она уже очень давно (десятилетия!) не развивается. Отсюда первый камень в огород. Семейство IDEF безнадежно, морально, функционально устарело.
Дальше. Использовать модели бизнес процессов, выполненных в IDEF, крайне сложно. Как для изучения, так и для анализа. Ниже представлен пример схемы бизнес процесса. Судите сами.

Читайте также:  Системы управления бизнес процессами

Модель процесса в нотации IDEF3

Нотация имеет ограничения по количеству отображаемых на схеме процессов – не больше 7. Отсюда возникает необходимость подстраивать описания под эти правила. Кроме того, существуют правила, которые сильно усложняют жизнь как «писателям» бизнес процессов, так и «читателям».
В совокупности это влечет за собой огромное количество тяжелых для восприятия, крайне запутанных схем. Но есть и плюс – вне зависимости от того, в какой программе вы составляете модель процесса в нотации IDEF, блок-схема будет ориентирована на лист формата А4 в альбомной ориентации. Т.е. распечатывать такие схемы удобно. На этом плюсы закончились)
О программном обеспечении. Да, существует огромное количество ПО, поддерживающего моделирование в этой нотации. В том числе и бесплатное. Но в большинстве своем оно тоже устарело и не позволяет решать актуальные на сегодняшний день задачи. В конце концов, нарисовать модель бизнес процесса можно в любом графическом редакторе. Начиная от элементарного Paint и заканчивая профессиональными инструментами, например, Microsoft Visio. Даже от руки на листе бумаги можно создать схему.
К слову, именно из потребности в автоматизации, т.е. в переводе моделей бизнес процессов в программу, и родились современные нотации. В том числе IDEF. Именно этим обусловлена строгость соблюдения правил моделирования. Машина может понять строгий графический язык, но не в состоянии понять текстовое описание.

Резюме – если вы встали перед выбором нотации для описания и моделирования бизнес процессов, ни в коем случае не останавливайтесь на IDEF.

Нотация eEPC

А вот это уже интересно. Само название нотации Событийная цепочка процессов (event driven process chain, «e» вначале означает extended, расширенное) говорит о том, что моделирование в данной нотации сосредоточено вокруг событий. А именно события и определяют развитие процесса.
В основе этой нотации лежит… Одна из нотаций семейства IDEF. А конкретно IDEF3. Впрочем, eEPC намного функциональнее и нагляднее.

Модель процесса в нотации eEPC

Модели, построенные в этой нотации, позволяют довольно эффективно изучать и анализировать бизнес процессы. На одной схеме можно увидеть не только порядок выполняемых процессов, но и события, которые управляют развитием процесса, документы, информационные системы, ресурсы, персонал и т.д. Несмотря на то, что базовый набор знаков нотации невелик, существует большое количество возможностей для моделирования любого процесса. Логика построения весьма проста и понятна.

Безусловно, присутствуют и существенные недостатки. К примеру, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ по ролям бизнес процесса. Иными словами, не очевидно как происходит взаимодействие между участниками процесса. А это серьезный недостаток как с точки зрения восприятия схемы, так и с точки зрения анализа.
В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру, событие времени от входящего сообщения. Также отсутствует разделение потоков на рабочие и информационные, а это усложняет чтение диаграмм.

Практически любое программное обеспечение, если только оно не заточено под конкретную нотацию, позволяет моделировать бизнес процессы в нотации eEPC.
Платформа ARIS, предназначенная для комплексного управления бизнес процессами, использует именно eEPC для моделирования процессов. Платформа позволяет задавать характеристики всех элементов в процессе, изменять их и оценивать влияние на систему, т.е. проводить полноценное моделирование.
Все это, конечно, неплохо, но, на мой взгляд, ПО имеет два существенных недостатка: высокая стоимость и ориентация на сложные, комплексные программные решения. Оба недостатка не позволяют использовать ПО в небольших компаниях и даже в крупных требует огромного количества ресурсов для интеграции и поддержания работоспособности.

Резюме – нотация eEPC является не самым плохим решением для описания и моделирования бизнес процессов.

Нотация BPMN 2.0

Скажу сразу, на мой взгляд, это лучшая нотация для описания и моделирования любых бизнес процессов.
BPMN (Business Process Model and Notation) – Нотация управления бизнес процессами. Вот так скромно и без прикрас назвал свое детище Институт управления бизнес процессами (BPI). Да, созданием и развитием BPMN занимается целый институт. Одно это говорит о том, что нотация является результатом серьезной, научно обоснованной работы. Более того, работа эта происходит постоянно, а в настоящее время нет ничего важнее постоянного развития инструментов управления. Впрочем, перейдем к сути.
BPMN – самая удобная, гибкая, наглядная, функциональная и вместе с тем простая нотация.
Существенным отличием является наличие понятия “дорожка”. Дорожка – это область в модели процесса, которая отображает все, что выполняет конкретный человек в данном процессе. Естественно, если процесс затрагивает разных людей, то посредством дорожек отображается их взаимодействие. И это крайне важно.

Модель процесса в нотации BPMN

Дело в том, что наибольшие проблемы в бизнес процессах лежат на стыках работ разных исполнителей (ролей, процессов). Модели в нотации BPMN позволяют увидеть и проанализировать все взаимодействия.
Набор знаков в BPMN достаточен для описания любого процесса и обозначения любых типов событий. Кстати, только в этой нотации существует разделение событий на события начала, окончания и промежуточные события. Почему это важно? Потому что процесс всегда начинается и заканчивается событием. Или событиями. Данное разделение позволяет сразу понять, с чего начинается и чем заканчивается процесс.
Существует разделение потоков на рабочие, информационные и ассоциации. Это позволяет разделять поток работ, потоки обмена информацией и потоки, определяющие принадлежность, к примеру, документов к тому или иному процессу. В свою очередь, данное разделение облегчает чтение и анализ моделей бизнес процессов.
Помимо стандартных наборов значков, BPMN позволяет создавать свои, что позволяет адаптировать нотацию к любым потребностям.

Отдельно хочу отметить правила нотации. Они очень гибкие. Существует множество вариаций моделирования процесса. С одной стороны, это снижает упорядоченность и требует определить, какие правила мы будем использовать в компании до начала описания процессов. С другой стороны, это позволяет создать уникальный, учитывающий ваши особенности инструмент моделирования бизнес процессов. На основе BPMN вы можете создать собственную нотацию без особых проблем.

Программы, ориентирующиеся на использование нотации BPMN, являются самыми активно развивающимися. Многие из них можно использовать бесплатно, при этом получать полный функциональный набор. К примеру, программа BizAgi. Это целая платформа, которая позволяет не только моделировать и анализировать, но и создавать исполняемые бизнес процессы. Это ПО можно внедрять в компании любого типа, размера, с ориентацией на любой бюджет.

Одним из огромных плюсов данной нотации является возможность многих программ переводить модели бизнес процессов непосредственно в программный код. Это существенно упрощает процесс разработки ПО. Поэтому многие разработчики отдают предпочтение нотации BPMN.

Есть еще возможности связки моделей BPMN и 1С. В итоге получается эффективная система управления процессами с возможностью отслеживания онлайн. Но об этом я буду рассказывать в другой раз в обзоре программ для моделирования и управления бизнес процессами.

Резюме – нотацию BPMN выбирает большинство профессионалов в управлении бизнес процессами. Она наиболее современная и активно развивающаяся. Я рекомендую работать именно с ней.

На основании чего стоит выбирать нотацию? Я мог бы начать рассказывать о целях и задачах описания. Подробно рассматривать сравнительные особенности каждой нотации. Рассуждать об удобстве работы с каждой из них. Но не стану. Все намного проще.

  • Выбирайте ту нотацию, с которой у вас уже принято работать.
  • Если не принято, выбирайте BPMN.
  • Выбирайте ПО и соответственно ту нотацию, с которой оно работает.
  • Не знаете с чего начать? Начинайте с BPMN.
  • В конце концов, выбирайте ту нотацию, которая вам понятна и симпатична:)

Нотации моделирования бизнес-процессов

Нотация IDEF0

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Методология IDEF0 — это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (на рисунке представлена графическая диаграмма в нотации IDEF0 — пример реализован в системе Business Studio, которая включает в себя функции программы для построения IDEF0). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является:

  • Возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов;
  • Выделение четыре типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход.

Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Подробнее о нотации IDEF0

С методологией SADT можно подробно ознакомиться в монографии Дэвида А. Марка и Клемента МакГоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT».

Нотация Процесс (Basic Flowchart в Visio)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Используются графические элементы: событие, процесс, решение, два типа стрелок — стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».

Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы.

Нотацию Процесс можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Нотация Процедура (Cross-Functional Flowchart в Visio)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы — исполнителей действий процесса.

Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы.

Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Нотация BPMN 2.0

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Особенностью нотации BPMN 2.0, появившейся в качестве стандарта моделирования в 2011 году, является то, что она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения. Она доступна для понимания и удобна как бизнес-аналитикам, так и разработчикам, которые занимаются автоматизацией исполнения процессов. Для экспорта схемы процесса в BPMS-систему в Business Studio используется стандарт XPDL.

В Business Studio представлено 2 типа диаграмм BPMN 2.0 — диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. Используются следующие графические элементы: процессы, события, шлюзы; 3 типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации; объекты: документы, информация, сообщения, базы данных. Важно, что в Business Studio все элементы диаграмм BPMN являются объектами репозитория.

В Business Studio в нотации BPMN можно строить иерархическое дерево процессов, т.е. поддерживается декомпозиция.

Читайте также:  Технология структурного анализа бизнес процессов

Для процесса BPMN можно автоматически сформировать регламент и другие отчеты, эта нотация применяется преимущественно для описания процессов нижнего уровня, особенно со сложной логикой исполнения.

Нотация BPMN 2.0

Нотация EPC (Event-Driven Process Chain)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Диаграмма, описанная в нотации EPC (событийная цепочка процессов), представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов.

Нотация EPC поддерживает декомпозицию на более низкие уровни. Диаграмма декомпозируемой функции EPC может быть описана только в нотациях EPC или BPMN 2.0.

Нотацию EPC можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Основные нотации проектирования бизнес-процессов

Автор: Кручинецкий С. М., директор компании «Питер-Консалт», ksm@piter-consult.ru

Графическое представление информации удобно для большинства людей. Поэтому для проектирования бизнес-процессов, чаще всего, используют графические схемы, сопровождая их минимальной текстовой информацией в виде регламентов бизнес-процессов. Правила проектирования графических схем бизнес-процессов называются нотациями. Примеры всех перечисленных далее нотаций можно посмотреть по указанной ссылке.

Не нужно преувеличивать значение выбора нотации для проектирования бизнес-процессов, но основные нотации и их особенности полезно знать. Эта статья не претендует на роль полноценного обзора всех существующих на рынке нотаций, но может быть полезна для тех, кто впервые задумался о проектировании своих бизнес-процессов в виде графических схем.

Прежде всего, выбор нотации определяется целью проектирования бизнес-процессов. Если вы планируете внедрять управление бизнес-процессами в одной из программ класса BPM (Business Process Management, Управление Бизнес-Процессами), вам придётся для проектирования использовать одну из нотаций, предоставляемых выбранным программным обеспечением (ПО).

Например, популярный пакет “Битрикс24” предлагает для проектирования бизнес-процессов использовать собственную нотацию, близкую к процедурной нотации IDEF3. Аналогичным образом поступил производитель известной системы электронного документооборота “Documentum”. Если вы выберите для управления бизнес-процессами одну из этих программ или подобную, выбор нотации проектирования бизнес-процессов будет предопределён.

Правда не факт, что нотацией производителя ПО можно будет ограничиться. Например, нотация “Битрикс24” не очень удобна для восприятия человеком, поэтому разработчики сами советуют предварительно спроектировать бизнес-процессы “на бумажке”. Для этого вполне подойдёт нотации IDEF3 и графические возможности MS Word. К этому же способу придётся прибегнуть, если хочется сэкономить на лицензиях разработчика выбранного вами ПО.

А вот разработчики BPM-программы “ELMA” пошли другим путём и предлагают использовать известную нотацию BPMN. BPMN, вероятно, наиболее развитая нотация, имеет большие возможности, но я сталкивался с трудностями понимания этой нотации сотрудниками. Так что, если вы решили проектировать бизнес-процессы в BPMN, независимо от того, используете ли вы “ELMA” или нет, придётся позаботиться о серьёзном обучении персонала.

Даже если вы не собираетесь использовать BPM-программы, но хотите спроектировать бизнес-процессы в специализированном ПО, выбранная программа ограничит список возможных нотаций. Например, программа AllFusion Process Modeler (ранее называлась BPwin) позволяет проектировать бизнес-процессы в нотациях IDEF0, IDEF3, DFD. А пакет проектирования системы управления предприятием “Business Studio” позволяет описать бизнес-процессы в международных нотациях BPMN и EPC и в собственных нотациях Процесс (близкой к IDEF3) и Процедура.

Если же вы не хотите покупать специализированное ПО для проектирования бизнес-процессов, можно обойтись “подручными” средствами, например, MS Visio или MS Word. И та и другая программа позволяет только рисовать схемы бизнес-процессов, но, в отличие от специализированно ПО, не проверяет корректность описания. Схемы в Visio выглядят, конечно, привлекательнее, так как можно использовать стандартные наборы графических элементов для нотаций IDEF0, EPC, SDL и других. Но этим преимущества Visio перед Word для проектирования бизнес-процессов и ограничиваются.

В общем, выбор нотаций существует большой и не сдерживает фантазии разработчика. Главное при выборе нотации – помнить о цели и . бюджете.

На сайте можно посмотреть примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. Вы также можете ознакомиться с процедурой заказа совершенствования бизнес-процессов в нашей компании. В разделе “Стоимость описания бизнес-процессов” мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой оптимизации для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Моделирование бизнес-процессов – обзор нотаций

Моделирование бизнес-процессов стало классической работой множества бизнес-аналитиков в рамках оптимизации бизнес-процессов и стандартизации деятельности российских компаний. Существует множество нотаций, которые применяются в тех или иных случаях. Обзору нотаций моделирования бизнес-процессов и посвящена данная статья.

Моделирование бизнес-процессов — VAD (value added chain diagram)

Нотация VAD, предложенная Майклом Портером (Michael Porter) в его работах по корпоративной стратегии, концентрируется на моделировании бизнес-процессов, «создающих ценность» в виде услуг или продукции для потребителя. Модель бизнес-процесса, построенная в нотации VAD, дает общий, не детализированный взгляд на бизнес-процессы.

С помощью нотации VAD, можно описать перечень и взаимосвязь бизнес-процессов на верхнем уровне, так как данная нотация позволяет отобразить все бизнес-процессы компании на одной модели. В нотации VAD можно использовать связи, показывающие взаимосвязь бизнес-процессов относительно друг друга, при этом поток процесса в этой нотации в подавляющем большинстве случаем направлен слева направо.

Вариантов нотации VAD реализовано в различных инструментах немало, и каждый со своим набором символов, но выглядят они все примерно одинаково – набор бизнес-процессов, часто связанных между собой связями «предшественник-последователь».

Например, расширение данной нотации в инструментарии ARIS позволяет показать на модели бизнес-процесса исполнителей, риски, документы, данные и многое-многое другое.

Помимо моделирования карты бизнес-процессов организации, нотация VAD позволяет моделировать сквозные (End-to-End) бизнес-процессы при их первичном определении. Но нужно понимать, что VAD не предназначена для моделирования логических условий в процессе, и поэтому она отлично воспринимается менеджментом. На практике, после моделирования бизнес-процессов на верхнем уровне в нотации VAD, следует более подробное моделирование бизнес-процессов в других нотациях, которые мы подробно рассмотрим далее.

Модель нотации VAD можно нарисовать во множестве инструментов, например, в MS Visio, ARIS, Archi и многих других инструментах моделирования бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов – EPC (event-driven process chain)

Нотация EPC разработана профессором Августом Вильгельмом Шеером в рамках методологии инструментария ARIS. С помощью нотации EPC бизнес-процесс моделируется в виде перечня шагов процесса, запускаемых событиями. Нотация удобна для последующей регламентации бизнес-процесса, а также для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов).

Свобода нотации EPC позволяет описывать в рамках моделирования бизнес-процессов дополнительные объекты, такие как операционные риски, контрольные процедуры, экранные формы, информационные системы, показатели и многое другое.

В рамках нотации EPC процесс моделируется «сверху-вниз», а порядок выполнения шагов/функций/действий/операций бизнес-процесса определяется через систему событий и логических условий. В качестве событий в нотации EPC рассматривается начало и завершение шагов процесса, а также внешние события требующие реакции от организации.

Модель бизнес-процесса состоит из последовательностей «событие-функция-событие» и логических операторов «И», «ИЛИ», «исключающее ИЛИ» которые отображают решения, проверку условий, распараллеливание и схождение потоков моделируемого бизнес-процесса.

Существует множество вариантов нотации EPC, в формате столбцов, строк, а также с разными перечнями используемых объектов, однако все эти варианты доступны только в инструментарии ARIS, тогда как в остальных инструментах, например, MS Visio или Business Studio доступно моделирование бизнес-процессов EPC лишь в классическом формате.

Моделирование бизнес-процесса в нотации EPC позволяет впоследствии получить текстовый или табличный регламент бизнес-процессов, так как правильно нарисованная EPC модель может быть преобразована в последовательность предложений обычного языка, что становится основой для регламента. Именно поэтому данная нотация считается самой удобной для моделирования бизнес-процессов с целью из последующего анализа и регламентации.

Моделирование бизнеспроцессов – BPMN (Business Process Model and Notation 2.0)

Нотация BPMN создана консорциумом Object Management Group (OMG) и предназначена для моделирования бизнес-процессов с целью их последующей автоматизации. Нотация BPMN используется для детального моделирования бизнес-процесса, а количество объектов в данной нотации превышает 100, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов для того, чтобы информационная система могла преобразовать созданную модель в исполняемый код.

Открытость нотации BPMN и поддержка большинством средств моделирования и автоматизации бизнес-процессов сделали данную нотацию лидером в моделировании бизнес-процессов.

В нотации BPMN, помимо шагов бизнес-процесса, можно моделировать стартовые, промежуточные и завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений. Из особенностей нотации можно выделить применение по умолчанию стиля моделирования Swim Lane (плавательные дорожки), когда исполнитель показывается вертикальной или горизонтальной полосой, напоминающей дорожки в плавательном бассейне, и именно на этой дорожке располагаются действия/операции, выполняемые данным исполнителем.

Упорядочивание бизнес-процесса в формате Swim Lane делает наглядной передачу ответственности и потока работ между участниками процесса, но, в тоже время, затрудняет моделирование в случае нескольких соисполнителей у одной операции.

Модели, нарисованные в нотации BPMN, часто сложно собрать в связанную иерархию, так как методология изначально создавалась для автоматизации «сквозных» бизнес-процессов.

Для применения нотации BPMN необходим определенный опыт, что часто ограничивает число создателей данных моделей лишь системными и бизнес-аналитиками. Представители бизнес-подразделений моделируют бизнес-процессы в нотации BPMN достаточно редко.

Несмотря на графические различия нотации BPMN и EPC и очень похожи друг на друга, и в инструментарии ARIS они уже могут быть преобразованы друг в друга, правда с определенными методологическими ограничениями.

Моделирование бизнес-процессов — Flow Charting

Название нотации Flow Charting, проще всего перевести как блок-схемы. Данная нотация изначально появилась в стандарте ANSI в 1970 году, и содержит очень простой набор символов.

За годы существования нотации Flow Charting было нарисовано множество вариантов блок-схем, содержащих символы для решения разных задач, например, для описания материальных потоков, ролей и работ, оборудования, для анализа входов и выходов функций.

Фактически блок-схемы явились предшественниками современных нотаций моделирования бизнес-процессов, и вплоть до настоящего времени преподавались в большинстве учебных заведений в рамках дисциплин, посвящённых информационным технологиям.

Нотация Flow Charting не имеет жесткого стандарта, что позволяет моделировать бизнес-процессы с различных точек зрения, добавляя те или иные объекты в модель по необходимости. Этим данная нотация очень похожа на EPC, но имеет еще больше свободы в части применения. Свобода вариантов применения Flow Charting и поддержка большинством недорогих и даже бесплатных средств моделирования бизнес-процессов сделало данную нотацию применимой во множестве компаний.

Из недостатков Flow Charting можно выделить отсутствие типового перечня объектов и атрибутов, что является обратной стороной «свободы» данной нотации. Это позволяет моделировать один и тот же бизнес-процесс в данной нотации так, что модели будут серьёзно отличаться друг от друга.

Несмотря на то, что модели бизнес-процессов в нотации Flow Charting можно встретить достаточно часто, скорее всего она будет уходить в прошлое, уступая место более «строгим нотациям»

Моделирование бизнеспроцессов – IDEF (Integrated Definition Language)

Нотация IDEF появилась в 70 ых годах, как стандарт правительства США, фокусирующий внимание на входах, выходах, механизмах и средствах управления бизнес-процессом и увязывающий процессы организации в иерархию. Ключевым элементом данной нотации является функция, тогда как все остальные объекты и взаимодействия моделируются с помощью связей.

Читайте также:  Схема бизнес процесса

Нотация использует очень простой набор символов: прямоугольники процессов и стрелки, изображающие входы, выходы, управление и механизмы, эту нотацию отличает «встроенная» система нумерации шагов бизнес-процесса, что позволяет отслеживать связи между родительским и дочерними процессами.

Учитывая историю данного стандарта и достаточно широкое применение он реализован во многих средствах моделирования, но все же данную нотацию можно отнести к уходящему поколению, так как сторонников у нее все меньше, да и представители бизнеса часто относятся к данным «микросхемам» со скепсисом.

Моделирование бизнес-процессов – UML (Unified Modeling Languages)

Унифицированный язык моделирования (UML) – это набор нотаций и методов моделирования, предназначенных для описания требований к информационным системам, однако среди нотаций UML есть и специализированная нотация, предназначенная именно для моделирования бизнес-процессов. UML поддерживается Object Management Group (OMG), что сделало данную методологию достаточно распространенной среди ИТ-специалистов.

Данная нотация очень похожа на EPC и BPMN, единственное отличие в отображении логических операторов и событий, и, хотя по нотации UML существует множество книг, и поддержана она множеством инструментов моделирования, используется UML Activiti Diagram в основном для системного анализа и проектирования, и лишь незначительное число компаний используют UML, чтобы моделировать бизнес-процессы

Моделирование бизнес-процессов – VSM (Value Stream Mapping)

Название нотации VSM можно перевести н русский язык, как картирование потока создания потребительской ценности. Оригинальное название этой нотации в корпорации Тойота, где как считается, ее и придумали — Карта потоков материалов и информации.

Нотация VSM была разработана как часть методологии бережливого производства, и использует набор специфических символов для отображения элементов затрат ресурсов и времени для анализа эффективности бизнес-процесса в проектах Lean 6Sigma. Карта потока создания ценности изображает физическое окружение и потоки материалов и продукции в производстве и используется для того, чтобы привязать к процессу затраты ресурсов и времени, и таким образом дать представление о производительности

Задача данной нотации вовлечь в анализ бизнес-процесса его участников, для того, чтобы стимулировать их к самостоятельному поиску возможностей оптимизации. Как правило модели VSM рисуются в проектах на Flip Chart и не требуют серьёзных средств моделирования бизнес-процессов, ведь на ее основании принимаются решения, а сама модель не становится основой ни для регламента, ни для ИТ-решения.

Основное при создании модели в нотации VSM это заполнение временных атрибутов по процессу, для поиска «бутылочных горлышек» и мест излишнего хранения запасов.

Данная нотация имеет ограниченный круг последователей, и среди широких масс бизнес-аналитиков она в ближайшее время распространена не будет из-за специфичности решаемых с ее помощью задач. Но в тоже время многие инструменты моделирования бизнес-процессов, например, ARIS, уже разработали расширения для поддержки моделирования бизнес-процессов в данной нотации.

Моделирование бизнес-процессов – SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает: Supplier (поставщик), Input (вход), Process (процесс), Output (выход), Customer (потребитель). Это шаблон документирования процессов, принятый в методологии Шесть сигм, фактически это даже не нотация модели, а формат таблицы, который позволяет описать бизнес-процесс на верхнем уровне. Модель SIPOC наиболее эффективно применять при определении границ бизнес-процесса, взаимодействующих сторон и входов/выходов процесса.

Для SIPOC не существует нотации, ведь это простая таблица с соответствующими заголовками, которая позволяет структурировать выбранной бизнес-процесс для последующего анализа и оптимизации.

Полезность SIPOC, в отличии от других диаграмм заключается в возможности ее использования сотрудниками бизнес-подразделений, так как она не содержит сложной логики и множества объектов, как нотации EPC или BPMN.

Моделирование бизнес-процессов – выводы

Итак, я рассмотрел некоторые нотации моделирования бизнес-процессов, которые можно встретить на российском рынке (более подробно они описаны в главе BPM CBOK, посвященной моделированию бизнес-процессов). Какую из нотаций выбрать для использования – это вопрос открытый, например, для моделирования бизнес-процессов организации на верхнем уровне я использую нотацию VAD, для первичного моделирования бизнес-процесса, выбранного для оптимизации, проще использовать SIPOC или VAD. Для создания детальных моделей бизнес-процессов – упрощённый BPMN для моделирования кросс-функционального взаимодействия или EPC для детального моделирования с целью формализовать информационный поток и множество объектов, связанных с бизнес-процессом. Ну а если необходимо автоматизировать бизнес-процесс в BPMS системе, то тут уже не обойтись без нотации BPMN.

Графические нотации описания бизнес-процессов: построение >

Добрый день, коллеги.

В данной статье будут рассмотрены общие подходы к моделированию процессов, графические нотации бизнес моделирования, применимость нотаций для различных задач и уровней детализации процессов. Сравнительный анализ будет проведен на примере 4-х часто используемых нотаций:

Главная цель использования графических нотаций – создание простых и понятных сотрудникам организации схем процессов. Графическая схема, в отличие от текстового описания, позволяет быстро, буквально, одним взглядом, охватить весь описываемый процесс или его часть, соответствующую требуемому уровню детализации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность.

Этапы процесса моделирования рассмотрим на относительно простом примере: процессе заваривания чая. Наверное, хотя бы в общих чертах, все представляют последовательность действий и ожидаемый результат. В данном процессе, для наглядности будут два участника. Первый выполняет подготовительные операции (вскипятить воду), второй непосредственно занимается процессом заваривания.

1. Простая блок-схема бизнес-процесса

В простой блок-схеме используется интуитивно понятный набор графических элементов, основные из которых приведены в таблице:

Упрощенная схема заваривания чая в нотации простой блок-схемы приведена Рисунке 1.

Преимущества данной схемы:

· Простота элементов, наглядность;

Недостатки данной схемы:

· Необходимость указания участника непосредственно внутри блока, что затрудняет восприятие. Данный недостаток может быть нивелирован при помощи вынесения операций, выполняемых разными участниками в отдельные подпроцессы, для примера на схеме приведен «Подпроцесс восполнения компонентов».

· Сложность в описании временных задержек, ожиданий.

Рисунок 1. Схема заваривания чая в формате простой блок-схемы


2. Моделирование IDEF0

Нотация является федеральным стандартом обработки информации в США с 1993 года. К особенностям данного формата можно отнести следующие особенности:

· Использование контекстной диаграммы:

Бизнес-процессы idef0 обязательно подразумевают использование диаграммы верхнего уровня, так называемой «диаграммы А-0», которая устанавливает область моделирования, ее границу и связи объекта моделирования с окружающей средой.

В нотации используется последовательная декомпозиция процесса до требуемого уровня детализации. При этом, дочерняя диаграмма, создаваемая при композиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.

Блоки на всех диаграммах, кроме контекстной, должны располагаться по диагонали от левого верхнего в нижний правый угол, в порядке присвоения номеров. Блоки, расположенные выше и левее «доминируют» над лежащими правее и ниже, что понимается как влияние, которое блок оказывает на подчиненные блоки, согласно пониманию автора диаграммы.

· Выделение 4 типов стрелок:

В нотации выделяются такие типы стрелок: «Вход», «Выход», «Механизм», «Управление». Тип стрелки определяется стороной функционального блока, к которой она присоединена. «Входы» преобразуются или потребляются процессом. «Выходы» – данные или материальные объекты, производимые процессом. «Механизмы» описывают средства поддержания процесса. «Управления» показывают условия, необходимые процессу для производства правильного выхода.

Описание основных графических элементов:

Нотация также поддерживает производные графические элементы, такие как ссылки на внешние диаграммы, процессы, а также объекты, которые участвуют в процессе, но находятся на уровнях декомпозиции, не смежных текущему.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации IDEF0 приведена на Рисунке 2 (Контекстная диаграмма) и Рисунке 3 (Диаграмма первого уровня декомпозиции).

Преимущества данной схемы:

· Неограниченная глубина детализации;

· Жесткое регламентирование описания ресурсов процесса.

Недостатки данной схемы:

· Сложность при глубоком уровне детализации;

· В связи со сложностью хорошо подходит для верхнеуровневого и малоприменима для детального описания бизнес-процессов

Рисунок 2. Контекстная диаграмма

Рисунок 3 Диаграмма первого уровня декомпозиции

3. Моделирование BPMN

Нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Как и простая блок-схема, диаграмма BPMN отражает алгоритм выполнения процесса. Отображаются события, участники процесса, потоки данных и потоки ресурсов. По аналогии с нотацией IDEF0 каждый процесс может быть декомпозирован, при этом может использоваться как нотация BPMN, так и нотация EPC.

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов:

· элементы потока (события, процессы и шлюзы);

· данные (объекты данных и базы данных);

· соединяющие элементы (потоки управления, потоки сообщений и ассоциации);

· зоны ответственности (пулы и дорожки);

Бизнес-процессы bpmn позволяют моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. В связи с тем, что нотация BPMN изначально проектировалась для использования в автоматизированных системах моделирования процессов, в ней строго регламентированы не только используемые графические элементы, но и порядок их использования.

Описание основных графических элементов:

Нотация поддерживает большое количество графических элементов, полный список которых приведен в официальной документации.

Упрощенное BPMN описание заваривания чая приведено на Рисунке 4.


Рисунок 4. Упрощенный процесс в нотации BPMN

Преимущества данной нотации:

· Неограниченная глубина детализации;

· Жесткое регламентирование использования элементов;

· Автоматизация процессов моделирования и исполнения;

· Гибкость и наглядность отображения сложных процессов.

Недостатки данной схемы:

· Сложные регламенты моделирования.

В связи с высокой степенью детализации, нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях EPC или BPMN.

Описание основных графических элементов:

Преимущества нотации EPC

· При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

· Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.

Недостатки нотации EPC

· Значительная трудоемкость формирования схемы.

· Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC приведена на Рисунке 5.


Рисунок 5. Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC

5. Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

В своей работе аналитику доступен широкий набор инструментов. Используются текстовые, табличные, графические нотации описания бизнес-процессов. Зачастую, рамками проекта жестко определен способ представления описаний бизнес-процессов. Но даже в условиях жесткой регламентации аналитик может использовать наиболее подходящий, с его точки зрения, инструмент для подготовки промежуточных схем, рабочей документации. Главная цель такой работы – создание понятных, связанных, полных описаний исследуемых или проектируемых процессов.

При работе в любой графической нотации необходимо придерживаться определенных общих правил:

· Количество элементов на одном листе не должно быть чрезмерным. В противном случае схема становится нечитаемой и в ней легко допустить ошибки. Правильным вариантом будет указание отдельных подпроцессов в виде свернутой функции, с последующей декомпозицией на отдельном листе.

· Процессы и функции должны быть пронумерованы и поименованы. Данный подход позволит легко ссылаться на них из других процессов или из текста.

· Все участники должны принять определенные правила графического отображения процессов и использовать их в своей работе. Если другое не оговорено требованиями проекта, участники вправе выработать любые графические нотации или даже создать свою собственную. Главное, чтобы все понимали ее одинаково.

Эксперт-консультант по производственному учету

Ссылка на основную публикацию