Схема бизнес процесса

Где рисовать процессы?

Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.

Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.

Количество убивает качество

Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.

Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.

В каких случаях нужно рисовать схемы?

  • если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
  • если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.

Как пользоваться нотациями

Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает шесть основных элементов схемы:

  • Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
  • Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
  • Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
  • Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
  • Потоки. Отображают последовательность работы.
  • Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.

На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.

Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.

Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.

Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.

Сравнение разных инструментов для нотации BPMN

Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.

bizagivisio
СтоимостьБесплатнаяПлатная
УдобствоТяжело работать со сложными схемамиПодходит для описания бизнес-процессов, но может понадобиться дополнительная библиотека элементов
Верификация схемЕстьНет
Возможность выгрузкиПоддерживает выгрузку в отдельных форматахПоддерживает выгрузку в картинки

Как пользоваться бесплатной программой

Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке http://storm.bpmn2.ru/ – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.

Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.

Как нарисовать регламент бизнес-процесса

  • определите проблему, которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;
  • определите начало и конец процесса. Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;
  • опишите всё, что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
  • укажите последовательность действий, расположив элементы схемы в нужном порядке;
  • укажите исполнителей, выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
  • детализируйте схему, расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
  • продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
  • предусмотрите исключительные случаи.

Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Алгоритм построения схемы бизнес-процесса

Каждая компания и каждый бизнес, имеет свои функциональные процессы. Касается это не только фирмы в целом, а и определенных внутренних механизмов. Например, отдел продаж, логистика, бухгалтерия и так далее. Каждому из элементов, присуща своя схема бизнес-процесса. В данной статье, будет рассмотрена основная, свойственная большинству проектов.

Установка границ процесса

Каждое действие, имеет начало и конец, но между этими двумя этапами, существует целая система обработки заказа, расчета стоимости или консультации. Построение подобной системы, может начинаться с точки «А», то что имеем, а заканчиваться точкой «Б», это то, что хотим получить. При таком подходе, легче выстроить внутренние этапы.
Примеры границ процесса, начало и конец:

  • заявка – продажа;
  • заказ – отгрузка;
  • жалоба – решение вопроса;
  • звонок клиенту – презентация товара.

В работе компании, в основном, конечным пунктом является заключение сделки, сдача проекта, продажа. Подобные схемы, включают в себя логическую последовательность, а также технические понятия.
Классификация процессов:

  • основные (направлены на услугу или производство товара для конечного потребителя);
  • вспомогательные (ресурсное обеспечение, вспомогательный фактор);
  • управленческие (управление работой, ее результатами и организацией);
  • сервисные (контроль обслуживания и качества).

Основные блоки

Этот этап в построении механизма, включает в себя отдельные операции. Вместе, это схема, которая приводит от начала до конца. Основной блок, это наиболее легкий план всех деталей проекта. Далее, идут блоки сложнее, которые включают в себя другие этапы, начиная от разработки, заканчивая производством.
Рассмотрим пример:

  • заявка на выполнения работ – звонок менеджера – согласование – исполнение;
  • обращение покупателя – консультация – подбор вариантов – продажа;
  • идея – разработка – тестирование – производство.

Актуальность подобных схем

Такой подход, довольно качественно сможет отобразить суть бизнеса. Лучше всего, такие схемы, формировать вместе с бизнес-планом. По своей сущности, они напоминают логические диаграммы. В последних, выстраивается иерархическая структура, а каждый ее элемент раскладывается на составляющие. Такое метод, помогает обработать даже самый маленький фактор.
Этапы построения:

  1. Выявление точки «А» и точки «Б» проекта в целом (что имеем сейчас, что хотим получить).
  2. Разложение проекта на части (реклама, продажи, персонал).
  3. Выявление точки «А» и точки «Б» каждой части отдельно.
  4. Выстраивание механизма между началом и концом (звенья, которые путем взаимодействия между собой, приведут к результату).
  5. Постепенное дополнение каждого элемента из всей схемы.

Пример подобного подхода

Пункт «А» – звонок клиента в компанию. Этот элемент, можно разложить на несколько составляющих, которые в дальнейшем разрабатываются или совершенствуются. Рассмотрим их в
хаотичном порядке. Для каждой ниши они свои, но структура у всех общая.
Составляющие:

  • ответственный за прием звонков;
  • скрипт общения;
  • выявление потребностей;
  • презентация продукта;
  • обратная связь.

Пункт «Б» – продажа. Данный этап, один из самых главных в реализации проекта. Объектом продажи, может быть услуга, продукт или заключение сделки. Во многих компаниях, на этом этапе и заканчивается весь процесс. Но такой подход, в современных реалиях не актуален, но во многом зависит от ниши. Рассмотрим подробнее, какие элементы может вмещать в себе этот этап.
Составляющие:

  • ответственный за доставку;
  • доставка;
  • оплата;
  • послепродажное сопровождение;
  • обратная связь;
  • отзыв;
  • сопутствующее предложение;
  • сохранение контактов клиента.

Где можно применять

Подобные схемы, можно применять в любой области не только своего дела, но и всей жизни. По сути, такой подход помогает легче понять всю систему. Когда сложный механизм разложен на шестерни, понять его намного легче.

Видео «Программа для моделирования»

В этом видео вы увидите, как выстраиваются подобные схемы в компьютерной программе.

Похожие записи:

Чем обычная блок-схема процесса отличается от функциональной?

Здравствуйте! Мне нужно определить КПЭ для бизнес-процессов адмистративно-управленческого блока (юристы, кадры,закуп товаров, бухгалтера). Для этого я хотела бы сделать блок-схемы каждого процесса и взаимосвязь подразделений.

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет:

  • свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
  • владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • систему контроля качества и исправления ошибок;
  • систему показателей процесса.

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности. Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании. Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям. Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе. Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора. Важно, что процессная система упрощает управление операционными расходами.

Наличие проработанной системы бизнес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2015. В условиях свершившегося вступления России в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2015 становится важным конкурентным преимуществом.

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Разработка бизнес-процессов

Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.

Читайте также:  Стандарты описания бизнес процессов

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:

  • Стандартные формы бизнес-процесса
  • Карта бизнес-процесса
  • Маршруты бизнес-процесса
  • Матрицы бизнес-процесса
  • Блок-схемы бизнес-процесса
  • Описание стыков бизнес-процесса
  • Вспомогательные описания бизнес-процесса
  • Развернутое описание бизнес-процесса
  • Документирование бизнес-процесса
  • Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
  • Регламент выполнения бизнес-процесса

Рассмотрим подробнее каждый этап.

1.Стандартные формы описания бизнес-процесса

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.

2.Карта бизнес-процесса

Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:

  • Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
  • Кому передается этот документ?
  • Что этому предшествует?
  • Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
  • Кто выдает задание для запуска процесса?

Рекомендация

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W:

  • Who?(Кто совершает данную операцию?)
  • Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
  • What? (Что представляет собой эта операция?)
  • When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
  • Where? (Где производится операция?)

и один вопрос H

  • How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

3. Маршруты бизнес-процесса

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.

4. Матрицы бизнес-процесса

Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

5. Составление блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

  • Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?
  • Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?
  • Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?
  • Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

6. Описание стыков бизнес-процессов

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно.

Рекомендация

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Затем составьте аналогичное описание входов.

7. Вспомогательные описания бизнес-процессов

В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.

8. Развернутое описание бизнес-процессов

Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:

  • полное наименование бизнес-процесса;
  • код бизнес-процесса;
  • определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание;
  • цель бизнес-процесса;
  • владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
  • руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
  • нормативы бизнес-процесса;
  • входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
  • выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
  • ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
  • бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
  • бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
  • измеряемые параметры процесса;
  • показатели результативности процесса.

9. Документирование бизнес-процесса

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.

10. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса

Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:

Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.

Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.

Группа требований включает в себя:

  • человеческие ресурсы;
  • инфраструктура;
  • условия производственной среды.

Группа обеспечения желаемого протекания процесса:

  • информация;
  • инструкции по выполнению работ;
  • время.

Группа рекомендаций:

11. Регламент выполнения бизнес-процесса

Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:

  • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
  • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
  • анализ результативности корректирующих мероприятий;
  • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.

Что такое бизнес-процессы. Как их описывать, регламентировать, оптимизировать. Суть процессного подхода.

Что такое бизнес-процесс?

Существует много разных определений понятия “бизнес-процесс”. Вот, некоторые из них:

Процесс – преобразование объекта труда, добавляющее его стоимость. Э. Деминг

Процесс – это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы в выходы. ИСО 9001

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов

Бизнес-процессы существуют в любой организации, даже если они не описаны. Хотя чаще этот термин используется в связи с описанием, регламентацией и оптимизации процессов, некоторые считают, что пока бизнес-процессы не описаны, их вроде и не существует. Но закон тяготения существовал и до того, как его открыли. Также и с бизнес-процессами. Есть бизнес- значит и процессы в нём есть.

Термин применяется и в отношении некоммерческих, государственных организаций. Бизнеса нет, а бизнес-процессы есть. Ещё бы, ведь мероприятия и работы есть, и они направлены на создание продуктов и услуг для потребителей.

Функциональный и процессный подход

Процессный подход часто противопоставляется функциональному. В чем разница?

Функциональный подход – от слова «функция». Когда бизнес появляется с нуля, как правило, предприниматель его стартует в одиночку, либо с помощниками. Со временем помощников становится всё больше, помощники реализуют разные функции: помощник по продажи, помощник по производству, помощник по административным вопросам и так далее. По мере роста помощники формируются в отделы со своими руководителями. Так естественно появляется оргструктура, которую называют «линейно-функциональной». В такой структуре каждый отдел реализует свою функцию.

Рис. 1 Линейно-функциональная иерархическая структура.

Такое структурирование организации помогает, когда нужно стратегические цели компании каскадировать вниз по иерархии на отделы. Разрабатывать целевые показатели, планы, бюджеты также же проще по функциональным единицам. А в чем недостаток такой структуры? Дело в том, что подразделения выполняют свои функции не в вакууме, они взаимодействуют между собой. В компании есть такие процессы, где клиент взаимодействует, когда с двумя, а когда и с пятью подразделениями. Подразделения являются друг другу внутренними клиентами, передают друг другу информацию и результаты каких-то выполненных действий (процедур). Вот на таких стыках между подразделениями чаще всего и возникают проблемы, в результате которых терпит прямые или косвенные убытки организация.

Рис. 2. Красными линиями обозначены фактические взаимодействия сотрудников при выполнении бизнес-процесса.

Для решения этих проблем, требуется участие руководителя, который, вопреки стереотипам, не всякий раз способен принять оптимальное решение. Особенно в ситуации существенных разногласий между подразделениями. Тоже самое касается и изменений процессов, с целью их улучшения и оптимизации. Руководителю более высокого уровня постоянно приходится решать проблемы по процессу, мотивировать сотрудников, тушить пожары.

Рис. 3 Синие пунктирные линии – решение проблем через руководителя.

А что же процессный подход?

В процессном подходе взаимодействующие сотрудники – договариваются между собой. У процесса появляется свой горизонтальный «руководитель» (его ещё называют Владельцем процесса).

В результате применения процессного подхода, мы получаем:

– сформулированные и согласованные всеми участниками процессов требования к качеству процессов и процедур.

– комплект нормативных документов, который: определяет зоны ответственности сотрудников при выполнении работ, содержит требования к результатам и содержанию работ и своевременно адаптируется к меняющимся условиям деятельности.

Категории Бизнес-процессов

На уровне организации ценность для потребителя создаётся координированным управлением многими бизнес-процессами, поэтому бизнес-процессы можно разделить на три категории:

Основные процессы – сквозные, как правило кросс-функциональные процессы, непосредственно создающие ценность для потребителя. Например, в ресторане -процесс обслуживания клиента от входа в ресторан, до выхода из ресторана.

Вспомогательные (обеспечивающие) процессы – предназначены для поддержки основных, обычно через управление ресурсами и инфраструктурой, необходимых основным процессам. Вспомогательные процессы непосредственно не создают ценность для потребителя. В примере с рестораном – вспомогательные процессы, это процессы поставок продуктов, маркетинговая (рекламная) активность, уборки/ремонта ресторана и т.п.

Процессы управления – процессы, призванные управлять деятельностью основных и вспомогательных процессов, повышать их эффективность и результативность, и контроллировать, что процессы отвечают бизнес-целям организации.

Описание бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса – трудоёмкая работа. Основную логику процессов лучше делать вместе с консультантом в режиме живого диалога. Схематично при этом, зарисовывая порядок и логику процедур.

При описании бизнес-процессов важно соблюсти следующие принципы:

1. Описанию подлежат те процессы, которые уже сложились(сформировались).

2. Описание процессов начинается с моделирования схем.

3. Моделировать процессы следует в соответствии с уровнями детализации.

На последнем пункте нужно остоновится подробнее. Выделение процессов это творческий процесс. Умение правильно выделять процессы и выбирать неоюходимую степень детализации зависит от управленческого опыта менеджера (консультанта). В помощь можно, выделить пять уровней анализа:

  • Операция – минимальная часть дейтяльеости. Выполняется “автоматически” (переключить скорость в автомобиле, скопировать в Word и т.п.)
  • Действие – несколько последовательно выполняемых операций, требующие осознанного контроля (доехать из пункта А в пункт B, написать текст и т.п.)
  • Процедура – несколько последовательно выполняемых действий. У процедуры всегда есть результат (устное сообщение
  • Бизнес-процесс базового уровня – последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых несколькими исполнителями, приводящая к значимому для организации результату.
  • Направление деятельности – укрупнённая часть деятельности компании, состоящая из нескольких групп бизнес-процессов базового уровня

Процессы описываются на уровне Процедур, бизнес-процессов базового уровня и направлений деятельности.

Текстовые описания самих процедур, рационально возложить на самих исполнителей процессов. Здесь могут возникать определённые проблемы. Для того, чтобы описанные процедуры в регламентах получились понятными, необходимо уметь писать инструкции. Навыком писать инструкции обладают далеко не все. Кроме того, сотрудники не всегда замотивированы на эту работу. Часто руководителю необходимо проявить решительность, чтобы довести дело до конца, а консультанту проявлять дипломатичность, умение доносить смысл этой работы и навыки убеждения.

Читайте также:  Анализ бизнес процессов

Нередко у заказчика возникает желание описать всё, и описать это идеально. Описывать все процессы компании не имеет никакого смысла. Нужно описывать основные процессы, процессы, в которых много взаимодействий между различными подразделениями и процессы, в которых часто возникают проблемы.

Также руководителям не стоит ожидать от регламентов, что они станут единственным и универсальным инструментом адаптации новых сотрудников. Не существует такого регламента, прочитав который новый сотрудник будет делать работу, минуя этап обучения и наставничества.

Зачем моделировать и регламентировать процессы? Всем ли это нужно?

Всем ли подходит Процессный подход? Процессный подход полезен практически для любй компании с устоявшимися процессами. Но есть категория, для которых возврат на вложенные ресурсы будет максимальный. Это такие компании с достаточно большим количеством управленческих воздействий. По опыту консультантов, регламентация деятельности приносит наибольшую пользу там, где количество постоянных управленческих воздействий превышает 1000. Где Управленческие воздействия (УВ) = правила х исполнители.

Рис. 4 Регламентация деятельности и управление по отклонениям.

Другими словами, в таких компаниях достаточно много исполнителей, и у них достаточно много различных правил.

Язык описания бизнес-процессов. Нотации.

Нотаций описывающих процессы много. Самые популярные нотации процессов: eEPC, BPMN, Cross Functional Flowchart (Процедура), Flowchart, IDEF0,.

Что такое нотация ?

Нотация – это «графический язык» описания бизнес-процессов. Подобно тому, как программист может создать одну и ту же программу на разных языках, также одни и те, же процессы могут быть описаны в разных нотациях.

Как правило при описании процесса отражают, как минимум четыре сущности процесса:

  • вход процедуры (процесса)
  • исполнитель процедуры
  • сама процедура (текстовое обозначение- отглагольное существительное)
  • выход процедуры (результат процедуры/процесса)

Эти сущности будут соблюдены в любой нотации. Если в какой-то нотации не предусмотрен графический элемент для какой-то из этих четырёх сущностей, то они обязательно будут обозначены в регламенте, который прилагается к схеме процесса. Таким образом, схема в любой нотации вместе с регламентом дают полное описание бизнес-процесса. Регламент при этом не дублирует схему, но ещё и содержит описание процедуры разумной степени подробности.

Каждая нотация имеет свои плюсы и минусы:

Диаграмма Cross-functional Flowchart – не отображает исполнителей, EPC – наиболее подробная, но если процессы большие, то схема разрастётся до больших плохо читаемых размеров, BPMN – современная, наиболее развивающаяся нотация, но наиболее полезна, если в будущем вы планируете автоматизировать процессы.

Мы предпочитаем описывать бизнес-процессы в нотации BPMN: она не перегружает схему и она наиболее понятна собственникам и высшим руководителям, с которыми я работаю чаще всего. Кроме того, это нотация позволяет быстро перейти к автоматизации и исполняемым процессам.

Некоторые консультанты и бизнес-аналитики разрабатывают свои нотации, обычно они являются комбинацией какой-то из уже известных нотаций. Преимуществ такие нотации не дают, а вот недостатки имеют: отсутствие готового программного обеспечения моделирования (надо рисовать блоки самостоятельно в VISION) и объяснять синтаксис языка тем, кто, возможно, знает стандартный.

Иногда целям проекта лучше соответствует не какая-то одна нотация, а комбинация нескольких. Например, самый верхний уровень модели процессов организации часто описывается в нотации IDEF0, а более детальные уровни бизнес-процессов в нотации BPMN или EPC.

Оптимизация процессов

Главный метод оптимизации – это решение задачи оптимизации в малой группе, состоящей из участников процесса. Очень важно производить именно совместное командной обсуждение. Проектирование процесса в одиночку часто на практике приводит к обратным резульатам. Слишком уж много нюансов необходимо предусмотреть. Поэтому групповая работа в этом деле крайне необходима. Роль консультанта в этом процессе: фасилитатор, модератор и интеллектуальный участник.

Методики бережливого производства

Помимо «методик оптимизации здравого смысла» (убирать повторы, запараллеливать процессы, устранение явных неэффекивностей), для оптимизации бизнес-процессов, можно использовать Техники бережливого производства:

  • Ожидание: время простоя, время ожидания очереди, время согласования (например, менеджер не может ответить заказчику сразу, т.к. данные вносятся в информационную систему в конце дня).
  • Перемещение: плохое планирование и нерациональное размещение часто приводят к излишним перемещениям (например, информационные системы компании плохо интегрированы, сотрудникам приходится переключаться между разными программами, вводить несколько раз одни и те же данные, вручную переносить результаты и т.п.)
  • Перепроизводство: производство больше необходимого или раньше, чем необходимо (например: юристы отсматривают все договора, а не только те, которые были предварительно одобрены).
  • Транспортировка: потерянные время и усилия по перемещению чего-либо внутри или между процессами (внедрение сскайп-совещаний, вместо очных совещаний и т.п.)
  • Дефекты: что-либо неприемлемое для клиента, переделка или ремонт (например: автоматическая проверка данных на валидность при вводе в систему, “защита от дурака” и т.д.)
  • Запасы: затраты на хранение запасов (например, закупка сырья более мелкими партиями, “вытягивание” вместо “выталкивания” и т.п.)
  • Излишняя обработка: делать больше работы, чем это имеет ценность для клиента (например: для меньших заказов – согласование может идти по сокращённому пути бизнес-процесса)

Метод согласования входов – выходов между на стыках процессов SIPOC.

Как я писал ранее, большинство бизнес-процессов в компаниях сквозные, т.е. проходят “сквозь” подразделения. Большинство проблем, естественным образом появляются на стыках подразделений просто потому, что в линейно-функциональной иерархии – у каждого подразделения свои цели, KPI и свой руководитель.

Для решения проблем на таких стыках разработана методика SIPOC. SIPOC – акроним от слов supplier, input, process, output, customer (поставщик, вход, процесс, выход, клиент).

Используется простой принцип: мы делаем один общий процесс, результат от которого важен для компании и клиента. “Выходы” одних исполнителей (условные поставщики) являются “входами” для других исполнителей (условные клиенты) по ходу движения потока работ. Если одним “клиенты” не согласны с такими “входами”, то они могут предъявить требования к “поставщикам”. Поставщики в свою очередь могут уменьшить эти требования в переговорах на этапе согласования. Важно в этом процессе то, что в итоге мы придём к какому-то соглашению относительно взаимных требований, и не будем тратить время на переделки и конфликты.

Рис. 5 Методика согласования требований “клиент-поставщик” SIPOC.

Такие согласования, конечно, лучше реализовывать методом групповой работы, и с подключением функциональных руководителей.

Революционный и эволюционный метод изменения процессов.
Есть методика революционных изменений процессов, которая разывается “реинжиниринг”. Практика показала, что невозможно качественно изменить процессы революционным путём, произведя “реинжиниринг”. А вот эволюция, групповая работа над изменением процессов, самих исполнителей процессов работает очень даже хорошо. Никто не знает работу лучше, чем человек который её выполняет. Консультант в данном случае выступает модератором и соучастником этой работы, его задача вовлечь людей, мотивировать на эту работу, а также привносить на обсуждение свои идеи, наравне с другими участниками.

Автоматизация бизнес-процессов

Лучшая оптимизация процессов – это автоматизация. Но автоматизация требует инвестиций, и бывает не всегда экономически оправдана. Кроме того, далеко не все операции можно автоматизировать. Следует прорабатывать возможности автоматизации во время оптимизационных мозговых штурмов. Полезно сразу же приглашать на такие штурмы ИТ-специалистов.

Нотация BPMN – нотация специально разработанная для автоматизации процессов, поэтому, если вы описываете процессы с прицелом, на возможную будущую автоматизацию, то это ещё один аргумент в пользу именно этой нотации.

Категории процессов

Процессы принято делить на :

Основные и поддерживающие (их ещё называют обеспечивающие или вспомогательные). Также выделяют процессы управления, процессы совершенствования.

Конечно, начать работу с процессами лучше с основных процессов. Основной процесс – это то, ради чего организация создавалась. Это тот процесс, который формирует основную ценность для клиента. Например, в ресторане, это процесс обслуживания клиента от входа в ресторан, до его ухода. Для интернет-магазина, процесс от момента заказа, до момента отгрузки и оплаты.

Мифы и заблуждения

Чем подробнее вы опишете бизнес-процесс, тем лучше.
Подробность написания инструкции – плохой критерий качества описания процесса. Письменный текст должен быть кратким, информативным, легко читаемый. Немногие обладают навыком понятно выражать свои мысли. Идеалом может быть инструкция IKEA, текста там мало, где возможно, используются иллюстрации. Пользоваться такими регламентами легко.

Если уж начали описывать процессы, то описать надо полностью все процессы компании. Без этого модель не будет полной.
Описать все процессы в компании очень трудоёмко, да это и не нужно. Начать лучше с основного бизнес-процесса, и наиболее проблемных процессов. Главное в работе надо процессами не описать всё до последнего, а внедрить практику работы над процессами в системный менеджмент компании. Лучше оптимизировать и регламентировать процессы постепенно, получая выгоды от раза к разу. Пусть небольшие, но быстрые победы на этом пути лучше мотивируют команду.
Существует понятие процессной зрелости компании, когда компания переходит от хаотичных процессов, сначала к описанным и контроллируемым процессов, а потом к интегрированным и проактивным. И этот путь требует инвестиций времени и усилий.

Язык нотаций: как объяснять сложные процессы с помощью блок-схем

Некоторые стратегии email-маркетинга похожи на сценарии Дэвида Линча. Если не объяснить, что к чему относится и как работает, не разберёшься.

Чтобы клиенту было проще понять стратегию, мы оформляем ее не только в виде текстового описания, но и в виде схемы. А чтобы все схемы были «написаны» на одном языке, мы используем нотации.

Что такое нотация

Нотация — это набор графических элементов для отображения элементов системы. Проще говоря, нотация определяет правила, по которым мы обозначаем на схеме процессы, операции и события и соединяем их между собой.

Как мы выбирали нотацию

Существуют десятки нотаций, как простых, так и очень сложных, которые используются в программировании, логистике, бизнес-анализе — везде, где нужно описать процесс. Разберёмся, какие из них нам подходят.

Наша цель — описать, как мы встраиваем email-маркетинг в существующую систему коммуникации бренда с покупателями или, что реже, выстроить эту систему с нуля.

Задача — выстроить цепочки взаимодействия между участниками и показать, когда и при каких условиях мы будем отправлять рассылки.

Плюс у нас есть свои требования к нотации:

  • Простота изучения . Нотация должна быть простой, иначе на её изучение потребуется много времени, и это затормозит работу.
  • Простота восприятия. Схема должна быть понятна неподготовленному человеку, который не знаком с языком нотации.

Нотации, которые подходят нам, в проектировании бизнес-процессов относятся к классу workflow. Это так называемые диаграммы потоков работ, которые отображают последовательность выполнения действий во времени.

Грамотно и без космических обещаний

Рассмотрим основные элементы этих нотаций на примерах простой блок-схемы, известной с уроков информатики, популярной нотации ARIS eEPC и более сложной современной нотации BPMN.

Список базовых элементов

ЭлементБлок-схемаARIS eEPCBPMN
Событие. Указывают на границы процесса — начало и конец. Также могут отображать промежуточные события в процессе.
Операция процесса. Элементы для отображения действий (задач, функций). Совпадают практически во всех нотациях класса workflow.
Шлюз, или оператор логики. Служит для описания ситуации, когда те или иные условия влияют на ход процесса. Отвечает на вопросы «и», «или», «либо-либо».
Стрелки «связь между операциями». Показывают, что операция наступает только после завершения предыдущей. По сути, демонстрируют ход процесса во времени.
Стрелки «поток информации». Отображают обмен сообщениями (документами, письмами и прочим) между участниками процесса.

Теперь попробуем описать простую стратегию в каждой из нотаций.

1. Простая блок-схема

В нотации «Простая блок-схема» чаще всего используют несколько элементов: процесс, решение, документ, данные и стрелку. Стрелки либо не именуются вообще, либо создатель схемы старается дать им короткие и понятные названия.

Схема получается действительно простой и интуитивно понятной и вполне подойдёт для описания небольших стратегий. К тому же она нестрогая, а это значит, что вы можете создать собственные элементы и комбинировать их на своё усмотрение.

Читайте также:  Госпрограмма помощи малому бизнесу

Важно помнить, что, если вы хотите внедрить методику построения схем в компании, вам нужно заранее разработать внутренний стандарт ее использования. Иначе мы получим много разных схем, в которых будет сложно ориентироваться.

2. ARIS eEPS

Аббревиатура eEPC расшифровывается как extended Event Driven Process Chain — это расширенное описание цепочки процесса, управляемого событиями. Событие «создаёт» операцию (функцию), которая в свою очередь «создаёт» следующее событие.

При построении схемы в нотации ARIS eEPC нужно учитывать основные правила:

— каждой функции должно предшествовать событие;

— каждая функция должна завершаться событием;

— в каждую функцию может входить и выходить только одна стрелка, связывающая её с событием-причиной или с событием-следствием.

Основной недостаток этой нотации, как и простой блок-схемы, в том, что она не отражает взаимодействие между участниками процесса. В остальном она довольно удобная и понятная как для построения, так и для чтения.

3. BPMN

Об этой нотации стоит рассказать подробнее. Она основана на методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Схема в нотации BPMN моделирует поведение участников бизнес-взаимодействия во времени.

BPMN выбирают профессионалы управления бизнес-процессами, которым нужно выстроить стратегию бизнеса, выявить недостатки и модернизировать. Эта нотация позволяет и отразить детали, и взглянуть на бизнес-процесс с высоты птичьего полета.

Язык нотации BPMN сложный, он требует специального изучения. Однако не обязательно использовать все элементы: можно выбрать такие, которые подходят именно вам.

Особенности элементов нотации BPMN

Зоны ответственностиЭлемент
Пул . Отображает участника взаимодействия, выполняющего ту или иную роль в процессе. Под участником может пониматься не только человек, но и система — сервис рассылок, сайт.
Элементы потокаЭлемент
Задачи и подпроцессы . Операции в BPMN могут быть простыми (задача) и составными (подпроцесс). Подпроцессы нужны, чтобы упростить вид схемы.

Например, «Отправить письмо-подтверждение заказа» — задача, но если мы захотим указать на схеме процесс «Оформление заказа», то она станет подпроцессом внутри этого процесса.

Задачи и подпроцессы могут иметь маркеры. Например, силуэт человека — пользовательская операция (выполняет сотрудник), шестеренка — сервисная (выполняется сервисом автоматически).События. На схеме в BPMN можно отразить события начала и конца процесса, а также промежуточные, которые могут иметь маркеры.

Например, в процессе «Оформление заказа» старт — это клик на сайте на кнопку «Оформить заказ». Финиш — получение посылки или оставление отзыва.

Промежуточное событие — к примеру, отмена заказа. После него нужно выполнить еще ряд действий: отправить подтверждение отмены заказа, выяснить причину и прочее.Шлюзы. Внутри логических элементов-шлюзов в BPMN указываются специальные маркеры, чтобы избежать путаницы.

Так, параллельный шлюз (И) обозначает ветвление процесса на параллельные потоки, когда действия выполняются одновременно.

Например, после того, как становится известно, что товара нет на складе, нужно в одно и то же время информировать клиента о задержке доставки и отправить запрос на склад.

Эксклюзивный шлюз (ИЛИ) можно представить в виде вопроса, на который может быть несколько ответов, но в результате верным будет только один.

Например, задаем вопрос: «Как клиент хочет оформить доставку?». Если самовывозом, то нужно отправить письмо, что товар забронирован. Если другим способом — выслать трек-номер посылки.

Неэксклюзивный шлюз (И/ИЛИ) обозначает условие, в результате которого могут выполняться параллельные действия или только одно действие.

  • если сумма заказа больше 3000 рублей, то клиент получает подарок #1;
  • если сумма заказа больше 3000 рублей и дополнительно заказан товар с особым ценником, то клиент получает подарки #1, #2;
  • если сумма заказа меньше 3000 рублей, но заказан товар с особым ценником, то клиент получает подарок #2;
  • если сумма заказа меньше 3000 рублей и в заказе нет товара с особым ценником, то клиент не получает подарок.

Комплексный шлюз обозначает, что действие произойдет при выполнении каждого из действий в ветвлении.

Например, письмо-подтверждение подписки отправится, если лид подписался на рекламную рассылку и с pop-up, и в личном кабинете, и при оформлении заказа.

ДанныеЭлемент
Объекты данных. Отображают информацию, которая нужна для выполнения операции (входящие данные) или появляется в результате действия (исходящие данные).

Например, после того, как банк проверит кредитную историю клиента, появятся дополнительные данные, которые нужно передать в ESP для оповещения об одобрении кредита или отказе.Базы данных. Так отображаются хранилища данных, в частности, CRM. База данных указывается на схеме, если к ней обращаются по ходу процесса для получения данных.

Соединяющие элементыЭлемент
Потоки управления. Используются для связи элементов потока (событий, задач, шлюзов). Если нужно, над стрелкой можно прописать текст.

Если вы не хотите нагромождать на схеме шлюзы между задачами, то можете обозначать условия специальным маркером на конце стрелки:

  • если действие на одной из веток начнётся после того, как будет выполнено действие, от которого идет разветвление, то рисуем линию с ромбом;
  • если нужно выделить ветку, по которой будет идти поток при невыполнении всех прочих действий, то рисуем линию с косой чертой.
Потоки сообщений. Отображают передачу сообщений между участниками процесса (пулами).
АртефактыЭлемент
Сноска, или текстовая аннотация. Используется для уточнения значения элементов схемы, чтобы она была понятна неподготовленному человеку.

Как работать с нотацией BPMN

При работе с BPMN необходимо соблюдать стандарты. Нельзя по своему усмотрению менять вид графических элементов и расставлять связи между ними, если вы действительно хотите научиться говорить на языке BPMN.

Как быстро нарисовать схему

Создавать схемы несложно, главное — понимать суть процесса, продумать механизм его реализации и следовать алгоритму создания схемы.

  1. Задайте границы . На схеме нужно отразить события начала и конца процесса.
  2. Нарисуйте основные блоки . Представьте, что процесс идёт идеально, и составьте цепочку задач, выполняя которые, вы придёте к результату.
  3. Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий. Так работать проще, чем ставить их с самого начала и путаться в стрелках.
  4. Добавьте недостающие данные. При необходимости разместите на схеме важные документы, базы данных, текстовые комментарии.

Какие инструменты использовать

Сейчас существует много платных и бесплатных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Среди бесплатных нам нравятся BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io . У них простой и понятный интерфейс, встроенные нотации, а схемы можно сохранять в виде изображений jpg, png и svg.

Нам этого хватает, поэтому платными инструментами мы не пользуемся. Но если очень хочется, можете купить Visual Paradigm. По подписке он стоит от 6 до 89 долларов в месяц, полная лицензия — от 99 до 1999 долларов. Также популярен Microsoft Visio (по подписке — от 5 до 15 долларов в месяц).

Самая интересная возможность в платных версиях — проверка процессов. Когда вы построите схему, программа проверит, нет ли логических ошибок.

Для нас самый удобный из сервисов — BizAgi, потому что именно в нём у каждого элемента есть удобное меню с атрибутами. То есть вам не нужно тратить время на то, чтобы выбрать подходящую длину стрелки между блоками. А ещё он на русском языке.

Пока всё. В следующей статье мы расскажем, как составить полную графическую схему email-коммуникаций в нотации BPMN.

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса – инструкция для нетерпеливых

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
  • С какими процессами он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
  • Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

Ссылка на основную публикацию