Построение бизнес процессов на предприятии

Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Содержание статьи:

С чего начать построение бизнес-процессов?

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

  • Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
  • Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
  • Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
  • Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение схемы и этапы

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

  1. Установка границ. Любой процесс бизнеса начинается определенным событием и оканчивается другим событием. Для начала вам необходимо обозначить события, которые являются началом и окончанием процесса.
  2. Нарисуйте блоки процесса. Выполните построение всех блоков (подпроцессов и операций) в порядке их выполнения. Помните, что на этом этапе схема должна быть упрощенной.
  3. Усложните схему. Добавьте в нее возможные варианты развития событий, а также промежуточные операции бизнеса.
  4. Расставьте роли. Построение бизнес-процесса не подразумевает введение в схему конкретных должностей или определенных сотрудников. В построении используется понятие роли. Одна роль может исполняться разными сотрудниками, один сотрудник может выполнять несколько ролей.
  5. Разместите документы, которые представляют собой любую информацию (письма, доклады, сообщения). Также на этом этапе построения нужно учесть промежуточные продукты, в качестве которых могут выступать переходящие из одного блока в другой процессы.
  6. Укажите используемые программы, а также базы данных.
  7. Расположите материалы и инструменты, которые используются в бизнес-процессах. Однако не стоит делать описание на этом этапе построения слишком детальным.
  8. Определите показатели эффективности, учитываемые в системе, и добавьте их на схему построения.
  9. Схему свяжите с другими процессами бизнеса. Укажите, чем ваш процесс обменивается с другими.
  10. Проверьте полученную модель после построения.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

  • Визуализация с помощью диаграмм;
  • Не требует навыков программирования;
  • Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
  • Интеграция с платформой 1С Битрикс
  • Назначения ролей;
  • Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

  • Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
  • Ведение штатного расписания;
  • Возможность моделирования бизнес-процессов;
  • Визуализация и контроль системы KPI.

  • Построение любых моделей
  • Проверка моделей на жизнеспособность
  • Авто-генерация документов
  • Точная настройка моделей бизнес-процессов
  • Модели можно перевести в код
  • Выгрузка модели в графическом виде
  • Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами и чем он связан;
  • какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
  • какие документы используются и в каких операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Пример схемы бизнес-процессов

Зачем нужно построение бизнес-процессов?

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

  • Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
  • Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
  • Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

  • Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
  • Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
  • Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Как построить схему бизнес-процессов?

Этапы составления бизнес-процессов:

  1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
  2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
  3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
  4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
  5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
  6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
  7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
  8. Определение показателей эффективности.
  9. Связывание схемы с прочими процессами.
  10. Проверка структуры полученной модели.

Результат построения схемы бизнес-процессов

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами чем он связан;
  • какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
  • какие документы применяются в различных операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Видео про построение бизнес-процессов

Построение моделей бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов организации — один из действенных способов роста эффективности и качества работы компании, который подразумевает выстраивание логических контактов между элементами путем установления взаимосвязей между соотносящимися операциями. Основной целью моделирования является создание методологии организации, которая будет объединять основные знания о ключевых операциях в компании, представленные в наглядной и удобной для использования форме, в том числе для проведения аналитических исследований и оптимизации работы в разных отделах.

Построение и разработка модели бизнес-процесса является начальным этапом внедрения BPM-системы ELMA, которая позволяет сделать диаграммы моделей рабочими инструментами компании, отследить и проконтролировать ход исполнения каждого этапа работы в управлении предприятием.

Разработка моделей бизнес-процессов — цели

Моделирование бизнес-процессов предприятия ставит итоговой целью оптимизацию работы компании вследствие оценки ее эффективности в ходе построения моделей. Можно выделить несколько ключевых целей моделирования:

  • Описание модели бизнес-процесса. Моделирование позволяет отследить полный цикл выполнения цепочки операций, от его начала до завершающей стадии. Это позволяет взглянуть на работу со стороны и при необходимости оптимизировать трудовые издержки.
  • Приведение операций в организации к единому образцу. Примером разработки и создания моделей служит нормирование выполнения операций в компании по заданным правилам, выполнение которых позволит добиться желательной производительности.
  • Установление взаимосвязей между процессами.

Моделирование работы службы поддержки клиентов

Описание метода и его стадии

Моделирование включает в себя несколько стадий, которые выполняются в строгой последовательности и в идеале должны привести к оптимизации работы компании.

На подготовительном этапе определяются процессы предприятия и описываются в том виде, в котором они существует на данный момент. Это необходимое действие, которое помогает наглядно отследить, как выполняется то или иное действие в компании, его слабые и сильные стороны. Первая стадия включает в себя аналитическую работу: определение составляющих действий операций, их начального и завершающего этапов.

Результат проделанной работы — модель операций в их исходном виде. Она служит основой для построения анализа: уточнения, пересмотра и доработки. На этом этапе выявляются избыточные и дублирующие действия в модели, устанавливаются взаимосвязи с другими операциями, происходит оптимизация.

Завершающие стадии моделирования

Если два предшествующих этапа описывали процесс как он есть и определяли его характеристики, то следующая стадия нацелена на построение модели в том виде, в котором он будет максимально эффективным. Для этого обозначаются все необходимые улучшения, которые необходимо внести в модель бизнес-процесса предприятия.

Не менее важным этапом является апробация полученной модели. Тестирование может происходить уже в рамках ее внедрения в BPM-систему ELMA, которая в числе прочего позволяет вносить необходимые дополнения и дорабатывать в ходе реальной практики предприятия.

Модели бизнес-процессов — виды

В зависимости от целей, моделирование может отличаться по видам. Построить основной подход к рабочим операциям компании можно исходя именно из вида моделирования, каждый из которых концентрируется на определенных характеристиках. Давайте подробнее рассмотрим наиболее популярные виды моделирования:

  • Объективное. Как понятно из названия этого вида, модель в этом случае представляет собой ряд взаимодействующих объектов, которые преобразуются в ходе выполнения всех действий.
  • Функциональное. Описание такого подхода строится на взаимосвязанных строго структурированных функциях.
  • Имитационное. Этот вид моделирования нацелен на тестирование бизнес-процессов во внешней и внутренней среде с дальнейшей оценкой характеристик и оптимизацией ресурсов.
Читайте также:  Разведение гусей в домашних условиях как бизнес

Формирование модели на примере:

Существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов. Исходя из вида определяется метод, который позволяет сделать акцент на нужных элементах. Большинство из методов реализованы в компьютерном софте, который включает графические и текстовые средства. ПО позволяет представить выполнение работу организации в наглядном виде, описать основные элементы и установить взаимосвязи.

Создание моделей бизнес-процессов — принципы

Разработать систему, объективно отражающую реальные потребности компании, можно соблюдая основные принципы моделирования. К ним относятся: декомпозиция, сфокусированность, документирование, непротиворечивость, полнота и достаточность.

  • Пример моделирования бизнес-процесса, учитывающего принцип документирования, подразумевает строгую формализацию и фиксацию всех элементов в модели.
  • Принцип полноты и достаточности содержит предварительную оценку всех предполагаемых элементов по значимости их влияния. Это помогает исключить несущественные элементы.
  • Непротиворечивость — это однозначность толкования всех элементов.
  • Сфокусированость — это концентрация на основных параметрах и игнорирование всего множества аспектов.
  • Принцип декомпозиции подразумевает детализацию ключевых операций в компании на составляющие части.

Подведем итоги

Моделирование позволяет создавать в компании эффективно работающие бизнес-процессы, проанализировать как работает организация в целом или отдельно взятое подразделение, а также насколько производительно взаимодействует с внешними предприятиями, заказчиками и клиентами.

Это позволяет моделировать в организации ключевые операции, которые обеспечивают конкурентное преимущество, к примеру, сокращение времени работы с отдельно взятой заявкой каждого клиента в банковской отрасли. Внедрение моделей в BPM-систему ELMA позволяет сделать их выполнение максимально регламентированным и отследить ход работы на каждом из этапов, что обеспечивает конкурентное преимущество предприятию за счет сокращения издержек, трудозатрат и повышения качества и скорости работы.

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет:

  • свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
  • владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • систему контроля качества и исправления ошибок;
  • систему показателей процесса.

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности. Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании. Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям. Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе. Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора. Важно, что процессная система упрощает управление операционными расходами.

Наличие проработанной системы бизнес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2015. В условиях свершившегося вступления России в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2015 становится важным конкурентным преимуществом.

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Разработка бизнес-процессов

Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:

  • Стандартные формы бизнес-процесса
  • Карта бизнес-процесса
  • Маршруты бизнес-процесса
  • Матрицы бизнес-процесса
  • Блок-схемы бизнес-процесса
  • Описание стыков бизнес-процесса
  • Вспомогательные описания бизнес-процесса
  • Развернутое описание бизнес-процесса
  • Документирование бизнес-процесса
  • Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
  • Регламент выполнения бизнес-процесса

Рассмотрим подробнее каждый этап.

1.Стандартные формы описания бизнес-процесса

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.

2.Карта бизнес-процесса

Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:

  • Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
  • Кому передается этот документ?
  • Что этому предшествует?
  • Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
  • Кто выдает задание для запуска процесса?

Рекомендация

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W:

  • Who?(Кто совершает данную операцию?)
  • Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
  • What? (Что представляет собой эта операция?)
  • When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
  • Where? (Где производится операция?)

и один вопрос H

  • How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

3. Маршруты бизнес-процесса

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.

4. Матрицы бизнес-процесса

Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

5. Составление блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

  • Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?
  • Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?
  • Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?
  • Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

6. Описание стыков бизнес-процессов

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно.

Рекомендация

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Затем составьте аналогичное описание входов.

7. Вспомогательные описания бизнес-процессов

В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.

8. Развернутое описание бизнес-процессов

Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:

  • полное наименование бизнес-процесса;
  • код бизнес-процесса;
  • определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание;
  • цель бизнес-процесса;
  • владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
  • руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
  • нормативы бизнес-процесса;
  • входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
  • выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
  • ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
  • бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
  • бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
  • измеряемые параметры процесса;
  • показатели результативности процесса.

9. Документирование бизнес-процесса

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.

10. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса

Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:

Читайте также:  С чего начать фермерское хозяйство — пошаговый план

Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.

Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.

Группа требований включает в себя:

  • человеческие ресурсы;
  • инфраструктура;
  • условия производственной среды.

Группа обеспечения желаемого протекания процесса:

  • информация;
  • инструкции по выполнению работ;
  • время.

Группа рекомендаций:

11. Регламент выполнения бизнес-процесса

Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:

  • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
  • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
  • анализ результативности корректирующих мероприятий;
  • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса – инструкция для нетерпеливых

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
  • С какими процессами он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
  • Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

Построение бизнес процессов на предприятии

Инвестор заинтересован в том, чтобы его предприятие работало как швейцарские часы – безотказно, предсказуемо и с гарантией точного результата. Однако люди, играющие ключевую роль в деятельности предприятия, – это не целостный механизм и не шестеренки. Производители швейцарских часов шли к своему уровню веками, тогда как на внедрение процессов выделяют в лучшем случае два–три года. Хорошие часы могут стоить очень дорого, но при этом выполняют узкий спектр задач. Количество задач, которые решаются на предприятии, не поддается простому расчету. Одним из решений, призванных сократить пропасть между идеальной и реальной эффективностью, является описание и управление бизнес-процессами.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производств е.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

  1. Инфологическая – предприятие как база данных.
  2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
  3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

  • целью является производство продукции или услуги;
  • в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

  1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
  2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
  3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
  4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
  5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

  • умеренная плотность подачи информация;
  • гибкость;
  • широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Читайте также:  Производство сыра в домашних условиях в России (рентабельность)

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

  • выбор направлений развития компания;
  • контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

  • свои задачи;
  • сроки для исполнения задач;
  • формулу и способы измерения результата;
  • вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

  • упрощение (исключаются несущественные звенья);
  • стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
  • исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
  • аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
  • оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс (Business Process) – установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для клиента. В англоязычной литературе бизнес-процесс представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры, которая отражает отношения между участниками.

Схема 1. Общее представление бизнес-процесса.

Понятие бизнес-процесса

Понятие получило распространение в связи с переходом к процессно-ориентированной организации и процессно-ориентированному менеджменту предприятия. Характерными для компаний бизнес-процессами являются выполнение заказа, разработка продукта, управление компанией, доставка продукции. На практике в каждой компании существуют типичные для их сферы и взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, имеющие своей целью создание и реализацию стоимости продуктов и услуг. Обязательно ознакомьтесь со статьей ” Как построить бизнес-процесс в компании – инструкция в 4 шага“, чтобы понять, как создаются бизнес-процессы на практике. Сложное станет наглядным и понятным.

В соответствии со стандартом ENISO 9001:2000 процесс – это набор взаимосвязанных средств и действий, преобразующих вход в результат. Процессы вызывают изменения соответствующего объекта.

В компаниях существуют процессы различных видов, которые могут зависеть друг от друга и в то же время различаться по многим параметрам. Такими параметрами являются:

  • Вид деятельности: производственные процессы или оказания услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт (например, станки), оказания услуг – нематериальный (например, информация).
  • Вид выполнения: оперативные, т.е. выполняемые процессы, такие как обработка, расчет, или диспозитивные процессы, как планирование, управление.
  • Создание стоимости: прямые, изменяющие объект (монтировать), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (проверять, транспортировать).
  • Комплексность: макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).
  • Коммерческий успех: ключевые, управленческие и поддерживающие процессы. Ключевые процессы являются специфическими для компании и имеют особое значение для достижения общей цели компании.

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческих и поддерживающих процессов (см. схему 2).

Ключевые процессы (создания стоимости) объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими (уникальными, так как, например, вследствие применения фирменных знаний их сложно скопировать). К ним относятся:

  • обработка и выполнение заказа;
  • разработка, проектирование и дизайн продукта;
  • производство и монтаж и др.

Управленческие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании. К ним относятся:

  • стратегическое развитие компании;
  • долго- и среднесрочное планирование в компании;
  • развитие персонала;
  • инвестиционное планирование;
  • мотивация персонала и др.

Поддерживающие процессы содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента, например:

  • обработка данных;
  • техническое обслуживание;
  • логистика;
  • административные процессы и др.

На схеме дана основная типология бизнес-процессов на предприятии, а также представлена их взаимосвязь.

Схема 2. Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия

Формирование и структурирование предполагает рассмотрение не только типологии, но и учет уровня процесса (см. схему).

Схема 3: Уровни бизнес-процессов.

Уровни процессов

Примеры

Процессы 1 уровня

Организация внешних процессов, например, цепочка производственной кооперации.

Пример: процесс логистики поставок по предприятиям производственной сети

Процессы 2 уровня

Организация прохождения заказа на предприятии.

Пример: процесс закупок на предприятии

Процессы 3 уровня

Организация прохождения заказа в структурном подразделении:

Пример: разработка заказа в отделе закупок

Процессы 4 уровня

Организация прохождения заказа в отдельной рабочей системе:

Пример: согласование сроков поставки заказа сотрудником N.

Для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используются характеристики (параметры), которые заданы стандартом ENISO 9001:2000. Параметры процесса – данные для обозначения результативности и эффективности, например, затраты, время выполнения, качество, точность.

Ссылка на основную публикацию